Er zijn een 3 tal manieren om een fiets van de zaak te verwerken. Dit ligt geheel aan de keus die door de werkgever wordt gemaakt. We hebben de volgende opties:
1 Ter beschikking stellen
a. Zonder privégebruik
b. Met privégebruik
2 Vergoeden of verstrekken
3 Renteloze lening
1 Ter beschikking stellen
Ter beschikking stellen kan zowel met als zonder privégebruik:
a. Zonder privégebruik
Als een werknemer een (elektrische) fiets ter beschikking gesteld krijgt die hij/zij niet privé mag gebruiken, hoeft er geen bijtelling te worden berekend. In principe moet de werknemer de fiets dus inleveren of afrekenen als hij uit dienst gaat of hem niet langer nodig heeft voor zijn werk.
Een eventuele reiskostenvergoeding mag worden betaalt maar dit betreft uitsluitend een belaste reiskostenvergoeding.
b. Met privégebruik
Als een werknemer een (elektrische) fiets ter beschikking gesteld krijgt die hij/zij ook privé mag gebruiken, dient de werkgever elk jaar 7% bij het loon tellen van de consumentenadviesprijs inclusief eventueel accessoires. In principe moet de werknemer de fiets dus inleveren of afrekenen als hij uit dienst gaat of hem niet langer nodig heeft voor zijn werk.
Een eventuele reiskostenvergoeding mag worden betaalt als werkgever en werknemer aannemelijk kunnen maken dat de werknemer geen gebruik heeft gemaakt van de leasefiets als hij de zakelijke kilometers, ondanks die terbeschikkinggestelden fiets, per trein of per auto heeft aflegt.
2 Vergoeden of verstrekken
Een werkgever mag een fiets ook vergoeden of verstrekken aan de werknemer. De werknemer wordt op dat moment de eigenaar van de fiets. De werkgever moet de waarde van de fiets dan:
- Bij het belast loon van de werknemer tellen.
- Als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de WKR onderbrengen (let wel op beschikbare ruimte en 80% eindheffing).
Ook hier mag er een reiskostenvergoeding worden betaald. In tegenstelling tot ter beschikking stelling mogen hier alle zakelijke kilometers conform de fiscale regelgeving worden betaald.
Cafetariaregeling en fiets werknemer
De werkgever kan met de werknemer afspreken dat deze een deel van zijn brutoloon, vakantiegeld, eindejaarsuitkering of vakantiedagen omruilt tegen de terbeschikkingstelling, de verstrekking of de vergoeding van de fiets. De werknemer heeft dan een belastingvoordeel, dat bestaat uit het voor hem geldende belastingtarief over het verlaagde loon. De vergoeding dient als eindheffingsbestanddeel te worden aangewezen in de WKR.
Nadelige gevolgen inkomensafhankelijke regelingen
Het brutoloon van de werknemer fungeert als grondslag voor diverse inkomensafhankelijke regelingen. Met de uitruil van brutolooncomponenten wordt het brutoloon van de werknemer verminderd. Gelet hierop kan dit voor de werknemer nadelige gevolgen hebben voor inkomensafhankelijke regelingen (zoals voor sociale uitkeringen, pensioenopbouw, opbouw vakantiegeld en de opbouw van een eventuele eindejaarsuitkering).
Als we het over grote bedragen hebben kan dit financieel nadeel voor de werknemer op termijn behoorlijk oplopen. Van belang is dat de werknemer zich hiervan bewust is en dat dit ook schriftelijk door de werknemer wordt bevestigd in de cafetariaregeling.
Renteloze lening
Een werkgever kan nog steeds onbelast een renteloze lening verstrekken voor de aanschaf van een fiets die eigendom wordt van de werknemer. Er is geen bijtelling van toepassing. De lening is geen loon en valt ook buiten de WKR. De werknemer zou bijvoorbeeld de lening kunnen aflossen met zijn onbelaste reiskostenvergoeding.
Aandachtspunten fiets van de zaak
- Stel een gebruikersovereenkomst op met de gemaakte afspraken zoals bijvoorbeeld looptijd, uitdiensttreding, vergoeding, reiskosten etc. Zorg ervoor dat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de inhoud van de regeling.
- Neem in een gebruikersovereenkomst op wat tot de risico’s van de werkgever behoort en wat de verantwoordelijkheden zijn van de werknemer. Dit is ook van belang ten aanzien van een eigen risico van de werknemer rondom schade. Voor een leasefiets worden dit soort zaken geregeld in de lease- of gebruikersovereenkomst van de fiets.
- Regel wat er gebeurt bij onvoorziene omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin een werknemer onverhoopt tussentijds uit dienst gaat. Leg schriftelijk vast wat in dat geval de gevolgen zijn voor de ter beschikking gestelde fiets of de vergoede of verstrekte fiets.
- Houdt rekening met de kosten voor de ter beschikking gestelde fiets. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de aanschafprijs van de fiets of aan de leasetermijnen voor de fiets. Als de fiets in eigendom is van de werkgever komen hier ook kosten voor onderhoud bij.
Hou rekening met eventuele nadelige gevolgen voor inkomensafhankelijke regelingen zoals eerder besproken.